敏捷電子文件外發系統通過流程審批和制作外發密文，對外發文件進行權限管控，生成帶權限的外發文件，包括：文件打開次數、時間、修改權限、打印權限、添加水印等，規范外發文件行為并防止二次泄密問題。
企業用戶數據管理一般面臨以下困惑：
核心數據需要對外交互時需要有流程進行管理；
外出文件審批后能做到限制對方使用范圍；
外出文件隨時可追溯、審計；
文件外發管控軟件可應對以上風險：
外出文件流程審批，和企業內部管理相通。
外出文件可標記查看權限，防止外出泄密。
后臺日志自動上傳，可隨時查看審計。
密文外發：通過審批流程生成帶權限的外發文件，外發文件權限包括：外發文件的打開次數、時間、修改權限、打印權限、截屏權限、另存權限等；
明文外發：通過流程審批后，支持自動為文件加上顯性水印；支持控制外發的明文轉成PDF格式文件；
一體化封裝：通過一體化瀏覽器，將外發閱讀環境與外發文件打包成單獨的EXE，閱讀者直接點擊運行即可閱讀外發密文，無需安裝其他插件。
外發文件安全可控——系統有完善的文件外發管理和控制功能，文件外出使用時，可管控全生命周期和使用權限，保證文件安全，避免文件外發造成二次泄密。
多樣化的審批流程——支持多人多級審批、自審批、委托審批等多種模式；支持智能分流，針對文件密級等級和文件大小的不同，可智能分配文件的審批流程，是文件外發審批工作既安全又規范。
密文安全認證機制——支持多種密文閱讀的認證機制，包括：免認證模式、在線認證模式和U盤認證模式，既保證密文閱讀的安全，又保證閱讀密文的便利性。
全面的日志審計——通過外發系統解密文件或制作外發文件，服務器上會記錄所有申請、審批記錄，同時所有日志均可完整導出，以供管理人員定期審查。全面的日志審計功能，為文件泄密追溯提供了證據。
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